Ο Mikelle Barnhart, υπεύθυνος συμμόρφωσης για το McCarthy Auto Group στο Μιζούρι και το Κάνσας, ανακάλυψε ότι η συμμόρφωση ως συνεργατική, ελκυστική εμπειρία μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την απόδοση της αντιπροσωπείας.ÂΟ Barnahrt συμμετέχει στη Shannon Roberts του AFIP σε αυτό το επεισόδιο του Compliance That Works για να αναπτύξει περαιτέρω τον τρόπο με τον οποίο η McCarthy Auto Group οδηγεί την κουλτούρα συμμόρφωσης.ΕΝΑ
Μέσω πρωτοβουλιών όπως «Cookies and Compliance» και «Donuts and Don’ts», το Barnhart φιλοξενεί σύντομες, ανεπίσημες συνεδρίες σε κάθε τοποθεσία αντιπροσωπείας για να κάνει τη ρυθμιστική εκπαίδευση πιο προσιτή ενώ ενισχύει τις βασικές πρακτικές συμμόρφωσης. Οι συναντήσεις έχουν σχεδιαστεί για να μετατοπίσουν την αντίληψη της συμμόρφωσης από μια διαδικασία τιμωρητικού ελέγχου σε έναν πόρο καθοδήγησης που υποστηρίζει τις ομάδες αντιπροσώπων.
Χτίζοντας έναν πολιτισμό
Ο Barnhart είπε ότι ο στόχος ήταν να μετατραπεί η συμμόρφωση από ένα πρόγραμμα που βασίζεται στη λίστα ελέγχου σε μια εταιρική κουλτούρα που υποστηρίζεται από την ηγεσία. Η προσπάθεια απαιτούσε ισχυρή υποστήριξη από τους ιδιοκτήτες αντιπροσώπων και την ηγεσία, οι οποίοι ενθάρρυναν τον Barnhart και τη χρηματοοικονομική ηγεσία να πραγματοποιούν τακτικές, επιτόπιες εκπαιδευτικές συνεδρίες σε κάθε κατάστημα και όχι κεντρικές συναντήσεις.
Οι συνεδρίες συνήθως διαρκούν 30 έως 60 λεπτά και περιλαμβάνουν υπαλλήλους από διάφορα τμήματα, όπως οικονομικά, λογιστικά, υπηρεσίες και διαχείριση γραφείου. Με τη συμμετοχή πολλών ομάδων, το πρόγραμμα αντιμετωπίζει ζητήματα συμμόρφωσης σε ολόκληρη τη λειτουργία της αντιπροσωπείας, από τους οδηγούς αγοραστών και τις προσθήκες έως την τεκμηρίωση εγγραφής και πληρωμής.
Αλλαγή αντιλήψεων συμμόρφωσης
Πριν από την πρωτοβουλία, ο Barnhart είπε ότι η συμμόρφωση θεωρούνταν συχνά ως ένας ρόλος εσωτερικού ελεγκτή που εστιάζεται κυρίως στον εντοπισμό λαθών. Σημείωσε ότι το προσωπικό της αντιπροσωπείας συνήθως συσχετίζει τις επισκέψεις συμμόρφωσης με ελέγχους, εγγραφές και συζητήσεις σχετικά με τον πιθανό οικονομικό κίνδυνο.
Κάνοντας τον εαυτό της πιο προσιτή και εστιάζοντας στην προπόνηση και όχι στην πειθαρχία, η Barnhart είπε ότι η αντίληψη έχει αλλάξει. Οι εργαζόμενοι πλέον αναζητούν τακτικά καθοδήγηση πριν λάβουν αποφάσεις, βοηθώντας τον οργανισμό να περάσει από μια αντιδραστική προσέγγιση συμμόρφωσης σε μια προληπτική.
Ενώ οι ομαδικές συναντήσεις επικεντρώνονται στις τάσεις και τις βελτιώσεις των διαδικασιών, τα μεμονωμένα ζητήματα απόδοσης αντιμετωπίζονται ιδιωτικά.
Εάν προκύψουν επαναλαμβανόμενα ζητήματα συμμόρφωσης, ο Barnhart και ο οικονομικός διευθυντής συναντώνται ένας προς έναν με τον υπάλληλο για να παρέχουν καθοδήγηση και να αντιμετωπίσουν το ζήτημα απευθείας. Τα επίσημα πειθαρχικά μέτρα χρησιμοποιούνται μόνο εάν συνεχιστούν τα προβλήματα. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στις ομαδικές συνεδρίες να παραμείνουν συνεργατικές και εκπαιδευτικές, διατηρώντας παράλληλα υπευθυνότητα.
Μετρήσιμες λειτουργικές βελτιώσεις
Σύμφωνα με τον Barnhart, η πρωτοβουλία έχει δημιουργήσει αρκετές μετρήσιμες βελτιώσεις σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Ο όμιλος αντιπροσώπων έχει δει αυξήσεις στο λιανικό εμπόριο ανά όχημα (PVR), λιγότερες αντιστροφές χρέωσης και ταχύτερους χρόνους έγκρισης και χρηματοδότησης συμφωνιών. Η βελτιωμένη τεκμηρίωση και διαδικασίες συνέβαλαν επίσης στη μείωση του κινδύνου συμμόρφωσης με τις ρυθμιστικές αρχές, συμπεριλαμβανομένων των ομοσπονδιακών υπηρεσιών και των κρατικών φορέων επιβολής. Ο Barnhart είπε ότι οι βελτιώσεις έχουν επίσης ενισχύσει την εμπιστοσύνη των πελατών και έχουν αυξήσει τη διατήρηση.
Το McCarthy Auto Group λειτουργεί επί του παρόντος εννέα στέγες αντιπροσωπειών που αντιπροσωπεύουν πολλούς κατασκευαστές, ο καθένας με διαφορετικές απαιτήσεις συμμόρφωσης και λειτουργικές προκλήσεις.
Για να αντιμετωπίσει αυτές τις διαφορές, η Barnhart διενεργεί ελέγχους για συγκεκριμένες τοποθεσίες πριν από κάθε επίσκεψη, εξετάζοντας 25 μπουφάν ανά κατάστημα και αναλύοντας δεδομένα αναφοράς από συστήματα διαχείρισης αντιπροσωπειών και εργαλεία συμμόρφωσης. Στη συνέχεια, οι συνεδρίες επικεντρώνονται στις τάσεις που προσδιορίζονται στους ελέγχους καθώς και σε ζητήματα που αφορούν συγκεκριμένα τον κατασκευαστή, όπως κίνητρα, πρακτικές διαφήμισης και διείσδυση προϊόντων.
Καριέρα που βασίζεται στην τεχνογνωσία συμμόρφωσης
Η Barnhart ξεκίνησε την καριέρα της στην αυτοκινητοβιομηχανία αφού προσλήφθηκε από την Zurich Insurance απευθείας από το κολέγιο, όπου ερεύνησε δόλιες πρακτικές χρηματοδότησης αντιπροσωπειών.
Αργότερα συνεργάστηκε με τη Vantile, αποκτώντας βαθύτερη εμπειρία σε διαδικασίες συμμόρφωσης και ρυθμιστικά πρότυπα προτού ενταχθεί στο McCarthy Auto Group το 2012. Η Barnhart πιστώνει στον όμιλο αντιπροσώπων που της επέτρεψε να αναπτυχθεί και να οικοδομήσει μια κουλτούρα συμμόρφωσης που υποστηρίζει την απόδοση τόσο των εργαζομένων όσο και της αντιπροσωπείας.
